Häufig gestellte Fragen zu FAUdir

Bei der Anzeige einer Person werden nachdem Namen standardmäßig zuerst der Name der Einrichtung und dann die Funktion bzw. die Stellenbezeichnung angezeigt. Wie alle anderen Daten auch, kommt auch diese Angabe aus dem FAUdir-Portal; und kann daher auch nur dort geändert oder zugewiesen werden.

Beispielsweise sind einem Lehrstuhlinhaber üblicherweise zwei Funktionen zugeordnet:

• Professorinnen und Professoren
• Leitung

Wird eine Person aus FAUdir angezeigt, wird die erste Funktion automatisch gewählt. Hat man eine Person aus FAUdir importiert, kann man im Backend auswählen, welche der aus FAUdir importieren Funktionen bzw. Stellenbezeichnungen sichtbar sind:

Hat eine Person an der FAU mehrere Funktionen oder Tätigkeiten, werden diese unterhalb der Stammdaten als Kontakt angezeigt. Je nach Funktion oder Tätigkeit können hier unterschiedliche Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer…) angezeigt werden. Wählen Sie hier den zutreffenden Kontakt, um die gewünschten Daten anzuzeigen.

Hierbei sollte nur der Kontakt angezeigt werden, der in Zusammenhang mit der eigenen Einrichtung steht. Beispiel: Auf einer Lehrstuhlwebsite möchten Sie den Lehrstuhlinhaber auch als solchen darstellen – nicht jedoch als Beauftragten oder Mitglied der Universitätsleitung, falls die Person auch diese Funktion innehat.

Stellenbezeichnung / Funktion deaktivieren

Wenn Sie die Stellenbezeichnung/Funktion deaktivieren wollen, rufen Sie

• bei einer Seite im Blockeditor den jeweiligen Block auf und gehen auf Darstellung und nehmen den Haken bei Stellenbezeichnung weg.
• bei der Profilseite, die nicht bearbeitbar ist, gehen Sie in den Setting auf Einstellungen > RRZE FAUdir > Standardausgabefelder Profilseite und nehmen dort den Haken bei Stellenbezeichnung weg.
• bei Nutzung eines Shortcodes fügen Sie entweder ein hide="jobTitle" oder gehen in Einstellungen > RRZE FAUdir > Standardausgabefelder Personen und nehmen dort den Haken für die Defaultanzeigen weg.

Stellenbezeichnung für die gesamte Webseite mit Prefix oder Suffix ergänzen

Zwar kann der Inhalt der Stellenbezeichnung / Funktion nicht geändert werden, jedoch gibt es die Option diesen mit einem Prefix oder Suffix zu ergänzen. Dieses wirkt jedoch global für die gesamte Website.

Wechseln Sie hierzu auf die Einstellungen > RRZE FAUdir > Standardausgabefelder Personen.

Dort finden Sie am Ende der EInstellungen eine Option „Format Stellenbezeichnung“. Hier kann die Ausgabe entsprechend ergänzt werden.

Es können nur folgende Personen aus dem alten FAU Person Plugin übernommen werden:

• Zu den Personeneinträgen des alten Plugins gibt es eine UnivIS-Id. Diese UnivIS-Id muss im UnivIS-System gültig sein und zu einem Personeneintrag führen.
• Der Personeneintrag aus UnivIS wird im FAUdir gesucht. Und zwar mit entweder der im UnivIS hinterlegten IdM-Kennung oder wenn es diese nicht gibt, mit der im UnivIS hinterlegten Mailadresse oder wenn es auch diese nicht gibt mit der Kombination aus Vornamen und Nachname.
• Bei der Suche im FAUdir kann es nur dann zu Treffern kommen, wenn die aus UnivIS ermittelten Daten zu nur einer Person im FAUdir führen, deren Eintrag öffentlich sein muss.
  

Dementsprechend schlägt der Import dann fehl, wenn obiges Verfahren keine Treffer hat. Häufige Ursachen sind also:

• Die E-Mailadresse der Person im UnivIS ist nicht dieselbe, die im öffentlichen Eintrag in FAUdir zu finden ist.
• Die Person ist im FAUdir nicht öffentlich.
• Der Personeneintrag in FAU Person enthielt keine gültige UnivIS Id.

Der Import wird automatisch gestartet, wenn das FAUdir Plugin aktiviert wird und das FAU Person Plugin noch aktiv ist. Der Import kann später (z.B. nach einer Korrektur der Alteinträge um die Perosnen zu finden) neu angefordert werden. Hierzu findet sich in den Einstellungen des Plugins (Einstellung – RRZE FAUdir in der Lasche „Erweiterte EInstellungen“) eine entsprechende Option.

Die Anzeigeoptionen des FAUdir-Plugins werden nur auf der jeweiligen Website gesteuert und haben nichts mit den Ansichtsoptionen des FAUdir-Portals zu tun.

Verwendet man für Anzeige den Block-Editor steuert man über die Ansichtsoptionen im FAUdir-Block jeweils welche Datenfelder angezeigt werden sollen oder nicht. Dies kann daher individuell pro Seite und den passenden Zweck gesteuert werden.

Daneben existieren auch Profilseiten, die in der URL mit /faudir/vorname-nachname/ erkennbar sind. Diese Profilseiten werden überlicherwiese nicht über ein Block durch den Webmaster erstellt, sondern wurden mit dem Import der Person automatisch angelegt. Um für diese speziellen Seiten die Ansichtsoptionen zu ändern, kann der jeweils zuständige Webmaster des Webauftritts im Backend die Einstellungen aufrufen: Einstellungen->RRZE FAUdir -> Lasche "Default Ausgabefelder (Profilseiten).

Diese Einstellungen gelten dann global für alle Profilseiten des Webauftritts,

1. Überprüfen Sie im FAUdir Portal, ob die Person einen öffentlichen FAUdir Eintrag hat.
2. Wenn Sie die Person trotz öffentlichem Eintrags nicht finden können: Entfernen Sie das Häkchen bei „Filtere nach Standardorganisation“.

Über das FAUdir Plugin können nur Personen angezeigt werden, die einen öffentlichen Eintrag im FAUdir-Verzeichnis haben. Externe Personen – mit Ausnahme von Alumni und Gastforschenden – können daher nicht auf Webseiten wie Kontakte angezeigt werden. Möglicherweise kann es in Zukunft andere Lösungen hierzu geben. Zum Beispiel über die Projekt-, Forschungsbereich- und Aktivitätenverwaltung im Forschungsinformationssystem CRIS.
Sofern Gastforschende oder Alumni einen IdM-Eintrag haben und ihre Daten zur Veröffentlichung in FAUdir freigegeben haben, können Sie auf der Webseite angezeigt werden. Ist dies nicht möglich, können Sie externe Personen manuell über den Block-Editor zu Ihrer Website hinzufügen. Beachten Sie jedoch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Ja, dies ist möglich, nachdem diese Einrichtungen im FAUdir-Portal eingerichtet wurde. Alle offiziellen Einrichtungen der FAU sind bereits in FAUdir enthalten. IdM-Beauftragte der EInrichtungen können überdies eigene untergeordnete Einheiten in „Ordnern“ anlegen. Diese Order haben, wie auch Einrichtungen, eigene Titel, Beschreibungen und Kontaktdaten.

Alle diese Ordner können ebenfalls mit dem FAUdir Plugin angezeigt werden. Dies eignet sich insbesondere dann, wenn man nicht einzelne Personen als Kontakt angeben möchte, sondern Arbeits- und Projektgruppen oder Servicestellen.

Ein Beispiel zeigt der Ordner „Webteam“: https://faudir.fau.de/public/org/6f44f3fb31

Diese Option wird es nicht mehr geben.

Da in Zukunft der Umstieg auf den Blockeditor erfolgt, ist es nicht mehr sinnvoll, Shortcodes zu verwenden. Statdessen soll der FAUdir Block verwendet werden.
Zudem wurde die Metabox mit der Copy&Paste-Vorlage nur im FAU Einrichtungen-Theme gezeigt, wenn dieser noch im Modus des Classic Editors verwendet wurde. Somit ist diese Option ohnehin mit dem Blockeditor nicht mehr sofort sichtbar, sondern muss erst gesucht werden.
Da auch das Theme mit dem geplanten Relaunch wegfallen wird, wird unabhängig vom FAUdir Plugin auch diese Metabox dann komplett wegfallen.

In der Desktop-Ansicht des neuen Designs werden die Profilbilder im FAUdir Block und Profilseite im Seitenverhältnis 1:1 ausgegeben. Bilder können Sie in der Mediathek oder einem geeigneten Bildbearbeitungsprogramm entsprechend zuschneiden. Ein Foto sollte dabei mindestens 500×500 Pixel groß sein und im JPG-Format hochgeladen werden.

Andere Formate des Bildes (z.B. Hochkant oder Quer) sind derzeit nicht möglich und nicht vorgesehen.

Hintergrund: Im Rahmen des Webrelaunches der FAU werden Personenprofile nur noch im viereckigen Format auf der Website veröffentlicht. Auch wenn die jeweiligen Website noch nicht auf das neue Design umgestellt wurde, sollten bereits jetzt die Bilder entsprechend angepasst werden.

Kategorien aus dem Person-Plugin (Kontakte) werden nur in das FAUdir-Plugin übernommen, wenn Sie mindestens einen importierten UnivIS Kontakt enthalten.
Kategorien, die ausschließlich nicht importierte oder externe Mitarbeiter beinhalten, werden nicht übernommen. Diese müssen dann im FAUdir-Plugin neu angelegt werden.

Die Identifier kann man einfach dem FAUdir-Portal entnehmen:

1. Man besucht das FAUdir-Portal faudir.fau.de und sucht dort die gewünschte Einrichtung.
2. Aus der Trefferliste ruft man dann den gewünschten Eintrag auf. Hat man dies getan, kann man sich in der Adresszeile des Browsers den Identifier kopieren.
3. 
   Die Adresse (URL) hat dabei die Form: https://faudir.fau.de/public/org/6f44f3fb31 . Die Zeichen am Ende, hinter org/, sind der Identifier. Im Beispiel dann 6f44f3fb31 .

Die Identifier einer Person kann man auf zwei Wegen erhalten:

1. Man besucht die Website faudir.fau.de und sucht dort die gewünschte Person. Aus der Trefferliste ruft man dann den Personenintrag auf. Hat man dies getan, kann man sich in der Adresszeile des Browsers den Identifier kopieren.
   Die Adresse (URL) hat dabei die Form: https://faudir.fau.de/public/person/abcd1234efgh56 . Die Zeichen am Ende, hinter person/, sind der Identifier. Im Beispiel dann abcd1234efgh56 .
2. Administratoren und Redakteure der Website finden unter den Einstellungen von FAUdir einen Reiter zur Suche nach Personen. Mittels dieser können ebenfalls Personeneinträge gefunden und dann gleich als Eintrag übernommen werden.
   (Die Suche im FAUdir-Portal ist jedoch qualitativ besser und bietet mehr Möglichkeiten).

Bitte lesen Sie die Schritte zum Erhalt und zur Verwaltung der API Key auf der Dokumentation unter https://api.fau.de/doc .

Für RRZE -FAUdir wird die Berechtigung auf den Endpoint opendir in der Version 1 benötigt.

(Anmerkung: Mit dem Begriff „Copyright“ sind Angaben zum Urheberrecht und den Nutzungsbedingungen gemeint; Hier die Angaben zu einem Bild, die vom Urheber- bzw. dem Rechteinhaber vorgegeben sind).

Das FAUdir-Plugin verwendet die IPTC/EXIF-Metadaten des Bildes für den Copyright- oder alternativ des Credits-Textes und sendet dieses intern an das Theme zur geeigneten Darstellung. Wenn das Theme eine entsprechende Darstellungsoption hat und diese aktiv ist, wird es dann den Text an der dafür vorgesehenen Stelle anzeigen.

Die IPTC/EXIF-Metadaten sind im Bild selbst zu hinterlegen. Sie müssen daher bereits vor dem Upload in das CMS in der Bilddatei vorhanden sein. Die im CMS zu bearbeitende Bildunterschrift, die Bildbeschreibung oder der Alternativtext haben einen anderen Zweck und sind daher nicht als Copyright-Ersatz zu verwenden. Wenn weder die IPTC- noch EXIF-Metadaten die Informationen enthalten, kann kein Copyright-Text angezeigt werden.

Um die IPTC/EXIF-Metadaten im Bild zu hinterlegen, ist dieses mit einer dazu geeigneten Bildbearbeitungssoftware zu bearbeiten. Diese Bearbeitung ist ausserhalb des CMS durch die Urheber oder Rechteinhaber des Bildes zu leisten.

Details zu den verwendeten IPTC/EXIF-Metadaten:
Bei Verwendung von IPTC ist das Feld „Copyright Notice“ zu verwenden. Wenn dieses leer ist, wird in dem EXIF-Feld „Copyright“ gesucht. Wenn beide Felder leer sind, wird in dem IPTC-Feld „Credit“ gesucht. Ist auch dieses leer, wird zunächst in dem IPTC Feld „By-line“ gesucht und wenn auch dieses leer ist in dem EXIF-Feld „Artist“.
Die XMP-Metadaten werden hingegen nicht ausgewertet.

Die Erstellung von Kontaktseiten kostet stets etwas Zeit, da die Daten der einzelnen Personen zunächst vom FAUdir Portal geladen werden müssen. Damit, gerade bei Listen vieler Personen, die Ladezeit reduziert wird, werden sowohl die erzeugten Seiten als auch die darauf beruhenden Daten von Personen, Einrichtungen und Arbeitsplätzen in soegannte „Caches“ zwischengespeichert.

Der Administrator einer Webseite kann in den Einstellungen zum Plugin einstellen, dass die Generierung der Ausgabeseite für angemeldete Redakteure nicht gecacht wird. Dies ist sinnvoll, wenn die Ausgabe noch mehrmals angepasst werden muss. Die Daten der Personen und Einrichtungen hingegen werden nach dem ersten Laden von der zentralen Datenquelle in einem Cache abgelegt. Personendaten werden üblicherweise über 2 Stunden zwischengespeichert, die von Einrichtungen über 4 Stunden.

Wenn eine Person in FAUdir Einträge ändert, kann es dementsprechend so lange dauern, bis diese auch auf der Website geändert werden. Sollte es jedoch dringliche Änderungen geben, hat der Administrator der Website die Möglichkeit, im Backend unter den Einstellungen des Plugins den gesamten Cache zu löschen und somit die Daten neu anzufordern.

Das alte Kontakte- und Personen-Plugin (FAU-Person) wird bis spätestens Ende 2026 auf dem CMS-Angebot des RRZE verfügbar bleiben. Vorgesehen ist jedoch, das Plugin zu deaktivieren, sobald das neue WordPress-Theme FAU Elemental an allen Fakultäten ausgerollt wurde. Wir bitten Sie deshalb, so früh wie möglich auf das neue Plugin umzusteigen und Kontakte zu übertragen, damit keine Texte oder Bilder verloren gehen.

Die Weiterentwicklung des bisherigen Plugins ruht davon unabhängig bereits seit längerem. Auch bei Fehlern oder konkreten Problemen wird das alte Plugin nicht mehr korrigiert werden. Für den Fall, dass ein Systemupdate (WordPress Core oder PHP) vor Ende der Umstellungsphase verhindert, dass das Plugin weiter funktioniert, kann nicht garantiert werden, dass das Plugin entsprechend aktualisiert wird.

Grundsätzlich werden aus Gründen der Sicherheit und der Wartbarkeit des CMS-Angebots solche Plugins deaktiviert, die nach einem Systemupdate nicht mehr fehlerfrei funktionieren. Siehe hierzu auch: Vorgaben für WordPress-Plugins und -Themes.